Rebate Management: Händlerboni statt Excel

Rebate Management lohnt sich für Hersteller, die Bonusprogramme für viele Händler mit Staffeln und Zeiträumen heute in Tabellen rechnen und deren Händler regelmäßig nach ihrem Stand fragen. Die Funktion der Manufacturing Cloud verwaltet Programme und Teilnehmer, rechnet die Boni pro Zeitraum und führt sie durch eine Freigabe. Ausgezahlt wird weiter im ERP. Ob sich das trägt, entscheidet sich an zwei Stellen: woher die bonusrelevanten Umsätze kommen und was genau als Umsatz zählt. Wie Teil 4 schreibe ich diesen Teil als Leitfaden für die Bewertung, nicht als Projektbericht.

Was macht Rebate Management?

Rebate Management bildet ein Bonusprogramm von der Definition bis zur Freigabe der Auszahlung ab. Die Salesforce-Hilfe zum Ablauf1 beschreibt die Schritte so:

1. Programm anlegen. Der Programmverantwortliche legt das Programm an und bestimmt die Häufigkeit der Auszahlung, monatlich, quartalsweise oder jährlich.
2. Teilnehmer aufnehmen. Partnerkonten werden Mitglieder des Programms.
3. Bonusarten und Staffeln definieren. Jede Bonusart hat eine Berechnung und Staffeln, zum Beispiel ein höherer Prozentsatz ab einem bestimmten Umsatz. Staffeln können nach eigenen Kriterien variieren.
4. Transaktionen laden. Die Umsätze der Teilnehmer landen im Objekt Transaction Journal.
5. Berechnen. Ein geplanter Flow startet die Data Processing Engine, die Transaktionen pro Teilnehmer und Zeitraum zusammenrechnet und den Bonus ermittelt.
6. Prüfen und freigeben. Account Manager und Programmverantwortliche prüfen die Beträge, passen sie bei Bedarf an und geben sie frei, von Hand oder über eine Freigabe durch Vorgesetzte.
7. Abrechnen. Eine Schnittstelle holt die freigegebenen Beträge ins ERP.

Bis zum Berechnungsdatum steht der Status eines Teilnehmers auf „Calculation in Progress“, danach auf „Calculated“. Damit sieht der Vertrieb während des Zeitraums, wo ein Händler steht, und nicht erst am Jahresende.

Woher kommen die Transaktionen?

Die Berechnung rechnet nur mit den Umsätzen, die im Transaction Journal stehen. Laut Salesforce-Hilfe2 gibt es drei Wege:

Quelle	Wie sie ins Transaction Journal kommt	Passt, wenn
Aufträge in Salesforce	Eine vordefinierte Data-Processing-Engine-Definition überträgt aktive Aufträge	Aufträge ohnehin in Salesforce liegen
Belege der Partner	Partner laden Rechnungen oder Nachweise als CSV über Experience Cloud hoch	der Bonus am Abverkauf des Händlers hängt
Externe Systeme	Schnittstelle, Bulk API oder Data Loader, zum Beispiel aus dem ERP	Rechnungen im ERP liegen

Bei den meisten Herstellern wird es der dritte Weg sein, weil die Rechnungen im ERP entstehen. Damit steht wieder dieselbe Frage im Raum wie bei Sales Agreements in Teil 3: Welche Daten liefert das ERP, auf welcher Ebene und wie oft?

Der zweite Weg ist für einen bestimmten Programmtyp interessant. Hängt der Bonus am Abverkauf des Händlers an seine Kunden, kennt nur der Händler die Zahlen. Dann lädt er sie selbst hoch, und der Hersteller braucht eine Prüfung, bevor daraus eine Auszahlung wird.

Was zählt als bonusrelevanter Umsatz?

Diese Frage beantwortet kein System. Laut Hilfe entscheiden Programmverantwortliche, was eine Transaktion enthält und ob pro Transaktion oder über eine Summe gerechnet wird. Ich würde vor dem Bau drei Punkte schriftlich festhalten:

• Auftrag, Lieferung oder Rechnung. Ein Bonus auf Aufträge läuft der Rechnung voraus, ein Bonus auf Rechnungen ist näher an dem, was die Finanzabteilung bucht. Welche Variante gilt, sollte im Händlervertrag stehen.
• Retouren und Gutschriften. Wird eine Retoure vom Umsatz abgezogen, und in welchem Zeitraum? Fehlt diese Regel, rechnet Salesforce einen Bonus auf Umsatz, der nie geblieben ist.
• Welche Produkte. Viele Programme schließen Produktgruppen aus oder gewichten sie anders. Diese Kriterien müssen als Felder in den Transaktionen stehen, sonst kann die Staffel sie nicht berücksichtigen.

Diese Regeln stehen heute meist in der Tabelle, mit der jemand im Vertrieb oder in der Finanzabteilung rechnet. Der erste Schritt einer Einführung ist deshalb, diese Tabelle zu lesen und jede Formel darin in eine Regel zu übersetzen.

Die Auszahlung bleibt im ERP

Laut Hilfe holt eine Schnittstelle die freigegebenen Beträge und Rückstellungen ins ERP, und die Finanzabteilung rechnet sie dort ab, per Scheck, Gutschrift oder anders.

Für die Architektur ergibt sich daraus eine klare Aufteilung. Salesforce führt Programme, Teilnehmer, Staffeln, die Berechnung und die Freigabe, das ERP führt Rechnungen, Gutschriften, Rückstellungen und die Buchung:

Die Rückstellungen verdienen einen eigenen Termin mit der Finanzabteilung. Wer einen Jahresbonus monatlich zurückstellt, braucht jeden Monat eine Zahl. Kommt sie aus Salesforce, muss sie pünktlich zum Monatsabschluss im ERP sein. Wie ich führende Systeme pro Datenart festlege, beschreibe ich unter Integration mit ERP, Middleware und Telefonie.

Händler können ihre Beträge im Portal sehen

Das ist optional. Laut Hilfe können Partner ihre Auszahlungen über Experience Cloud sehen. Für Händler, die heute per E-Mail nach ihrem Stand fragen, ist das der sichtbarste Nutzen.

Laut der Übersicht der Portallizenzen, die ich in Teil 7: Kundenportal in der Manufacturing Cloud beschreibe, nennt Salesforce Bonusansprüche bei der Lizenz Partner Community for Manufacturing. Wer Händlern Boni im Portal zeigen will, plant also Partnerlizenzen ein, nicht die günstigere Kundenlizenz.

Wann lohnt sich Rebate Management?

Die Regel daraus gilt hier genauso: Eine Funktion wird gekauft, wenn sie zum Geschäft passt. Für Rebate Management heißt das, ich würde es empfehlen, wenn mehrere dieser Punkte zutreffen:

• Viele Teilnehmer. Dutzende oder Hunderte Händler, keine Handvoll Kunden.
• Gestaffelte Programme. Mehrere Stufen, Produktgruppen oder Zeiträume, die sich jedes Jahr ändern.
• Fehler in der Tabelle. Die Berechnung ist heute aufwendig, fehleranfällig oder hängt an einer Person.
• Händler fragen nach. Der Innendienst beantwortet regelmäßig Anfragen zum Bonusstand.

Zurückhaltend wäre ich bei einem einfachen Jahresbonus für wenige Kunden. Den können viele ERP-Systeme über Konditionen abrechnen, ohne eine zweite Logik in Salesforce. Boni belohnen Menge; Preisansprüche von Distributoren sind ein anderer Prozess, siehe Ship and Debit. Ob sich die Manufacturing Cloud insgesamt lohnt, behandelt Teil 1 der Serie.

Jede Formel der heutigen Bonustabelle als Regel aufschreiben

Bevor das erste Programm angelegt wird, klären Sie diese Punkte:

1. Die heutige Tabelle. Jede Formel darin als Regel aufschreiben.
2. Bonusrelevanter Umsatz. Auftrag, Lieferung oder Rechnung, mit Retouren und Produktgruppen.
3. Transaktionen. Welches System liefert sie, auf welcher Ebene und wie oft?
4. Abrechnung. Wann kommen Freigaben und Rückstellungen ins ERP, abgestimmt mit dem Monatsabschluss?

Die Formeln aus der heutigen Tabelle gehe ich mit Vertrieb und Finanzabteilung Zeile für Zeile durch. Eine Formel, die niemand erklären kann, kommt nicht ins erste Programm.

Quellen2

1. 1Salesforce-Hilfe zum Ablauf (öffnet in einem neuen Tab)help.salesforce.com
2. 2Salesforce-Hilfe (öffnet in einem neuen Tab)help.salesforce.com