06 · Make-or-Buy & Lizenzprognosen

Salesforce Make-or-buy und Lizenzprognosen

Nicht alles gehört in Salesforce, und nicht jedes Salesforce-Produkt rechnet sich. Ich bewerte Make-or-buy-Entscheidungen und Lizenzbedarf, bevor der Vertrag unterschrieben ist, auf Basis eines langfristigen ROI inklusive Wartung und Folgekosten.

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Typische Ausgangslage

Ein Partner oder der Hersteller schlägt eine Industry Cloud vor, und das Unternehmen möchte wissen, ob eine eigene Lösung auf der Kernplattform reichen würde.
Eine Tool-Entscheidung steht an, etwa für Dokumentenerstellung oder E-Signatur, und die Optionen innerhalb und außerhalb von Salesforce wirken auf dem Papier ähnlich.
Es geht um die Frage, ob sich ein KI-Anwendungsfall mit Agentforce lohnt oder ob die Daten noch nicht so weit sind.
Eine Lizenzverlängerung oder ein neues Angebot liegt vor, und niemand hat geprüft, welche Lizenztypen die Nutzer wirklich brauchen.

Was ich mache

Make-or-buy-Bewertung mit Optionen, Kriterien und Empfehlung
ROI-Case über mehrere Jahre, inklusive Lizenzen, Umsetzung, Wartung und Folgekosten
Lizenzprognose pro Nutzergruppe, basierend darauf, was Nutzer tatsächlich im System tun
Prüfung von Salesforce-Angeboten und Vorbereitung der Verhandlung
Roadmap der Produkte, die das Unternehmen in den nächsten zwei bis drei Jahren voraussichtlich braucht

Was Sie bekommen

Entscheidungen auf Basis langfristiger Kosten statt nur des Preises im ersten Jahr
Lizenztypen, die zu den Nutzern passen, ohne für ungenutzte Funktionen zu zahlen
Eine klare Position für Verhandlungen mit dem Hersteller
Weniger Tools und Produkte, die gekauft und nie genutzt wurden

So läuft die Zusammenarbeit

01
Anforderungen und Optionen
Ich halte fest, was der Fachbereich braucht und welche Optionen es gibt: Standardprodukt, Industry Cloud, Eigenentwicklung auf der Plattform oder ein separates Tool.
02
ROI-Case
Für jede Option rechne ich Kosten und Nutzen über mehrere Jahre, inklusive Lizenzen, Umsetzung, Wartung, Upgrades und dem Aufwand, später umzusteuern.
03
Lizenzprognose
Ich gruppiere Nutzer danach, was sie im System tun, und ordne sie Lizenztypen zu. Das Ergebnis ist eine Prognose, die sich mit dem Angebot des Herstellers vergleichen lässt.
04
Entscheidung und Verhandlung
Die Empfehlung geht mit Begründung an die Entscheider. Führt sie zu einem Salesforce-Angebot, helfe ich bei der Vorbereitung der Verhandlung.

Make-or-buy bei Salesforce heißt, für jede Anforderung zu entscheiden, ob sie ein Standardprodukt, eine Industry Cloud, eine Eigenentwicklung auf der Kernplattform oder ein separates Tool abdeckt. Die Lizenzprognose beantwortet die verwandte Frage, welche Lizenztypen die Nutzer wirklich brauchen. Beide Entscheidungen fallen früh und lassen sich nur teuer zurückdrehen, daher stütze ich sie auf einen langfristigen ROI-Case inklusive Wartung und Folgekosten. Das Lizenzmodell und die Preisgestaltung von Salesforce kenne ich gut aus der Pre-Sales-Arbeit gemeinsam mit Salesforce.

Wann lohnt sich eine Industry Cloud?

Industry Clouds bringen Datenmodelle und Prozesse für eine bestimmte Branche mit. Sie lohnen sich, wenn diese Prozesse dazu passen, wie das Unternehmen arbeitet. Passen sie nicht, zahlt das Unternehmen für Funktionen, die es nicht nutzt, und baut um die herum, die nicht passen. In einem Fertigungsprojekt waren Sales Agreements, eine Kernfunktion der Manufacturing Cloud, für das Geschäft nicht relevant. Eine eigene Lösung auf der Kernplattform war günstiger und einfacher zu warten.

Dieselbe Logik gilt über Salesforce-Produkte hinaus. Dokumentenerstellung, E-Signatur, Telefonie und KI-Anwendungsfälle werfen alle die Frage auf, ob man kauft, baut oder es in einem anderen System lässt. Bei KI ist der wichtigste Faktor der Zustand der Daten, wie ich in Agentforce: Business Value und Datenqualität zuerst erkläre. Auch Open-Source-Tools verändern die Rechnung, zum Beispiel bei DevOps, wie in warum Kunden ihre DevOps-Tools selbst besitzen sollten beschrieben.

Wie rechne ich den ROI-Case?

Der Preis im ersten Jahr ist die uninteressanteste Zahl. Ich betrachte mehrere Jahre und nehme auf:

Lizenzen für jede Nutzergruppe, mit dem erwarteten Wachstum.
Umsetzung durch interne Teams und Partner.
Wartung und Upgrades, inklusive des Aufwands, den eigener Code bei jedem Salesforce-Release verursacht.
Folgekosten, etwa Add-ons, die später nötig werden, oder der Aufwand für den Wechsel zu einer anderen Option.

Was sollten Sie über Salesforce-Lizenzen wissen?

Der Listenpreis ist selten das endgültige Angebot. Der Zeitpunkt zählt: Zum Ende des Geschäftsjahres des Herstellers oder bei Aktionen gibt es oft Spielraum, Produkte, die das Unternehmen in den nächsten zwei bis drei Jahren braucht, für wenig Aufpreis aufzunehmen. Dafür braucht es eine Roadmap, die klar genug ist, um zu wissen, wonach man fragen sollte.

Der zweite Hebel ist der Lizenztyp. Volle Lizenzen werden oft standardmäßig angeboten, auch für Nutzer, die nur Daten lesen oder Datensätze freigeben. Über eine große Nutzerbasis kann der Unterschied zwischen dem passenden und dem Standard-Lizenzmix leicht sechsstellig pro Jahr sein.

Make-or-buy-Entscheidungen prägen die Architektur, deshalb geht diese Leistung oft mit Salesforce-Architektur und Solution Design zusammen. Liegt bei Ihnen ein Angebot oder eine Tool-Entscheidung auf dem Tisch, schreiben Sie mir.

Häufige Fragen

Wann ist eine eigene Lösung besser als eine Salesforce Industry Cloud?

Wenn die Kernfunktionen der Industry Cloud nicht dazu passen, wie das Unternehmen arbeitet. In einem Fertigungsprojekt waren Sales Agreements, eine zentrale Funktion der Manufacturing Cloud, für das Geschäft nicht relevant, daher war eine eigene Lösung auf der Kernplattform die bessere Wahl. Der ROI-Case entscheidet, inklusive Wartung über mehrere Jahre.

Ist der Salesforce-Listenpreis der Endpreis?

Meist nicht. Der Listenpreis ist ein Ausgangspunkt. Auch der Zeitpunkt zählt: Zum Ende des Geschäftsjahres des Herstellers oder bei Aktionen gibt es oft Spielraum, Produkte aus den nächsten zwei bis drei Jahren der Roadmap für wenig Aufpreis aufzunehmen. Das funktioniert nur, wenn das Unternehmen seine Roadmap kennt.

Brauchen alle Nutzer eine volle Salesforce-Lizenz?

Oft nicht. Volle Lizenzen werden gern standardmäßig angeboten, auch für Nutzer, die nur Daten lesen, Datensätze freigeben oder in einem engen Prozess arbeiten. Bei großen Nutzergruppen kann der Unterschied leicht sechsstellig pro Jahr sein, deshalb stütze ich die Prognose darauf, was Nutzer tatsächlich tun.

Bewerten Sie auch Tools außerhalb von Salesforce?

Ja. Make-or-buy betrifft den ganzen IT-Stack, etwa Dokumentenerstellung, E-Signatur oder die Frage, ob ein Prozess überhaupt in Salesforce gehört. Ich habe keine Bindung an einen Hersteller, daher kann die Empfehlung auch ein Tool außerhalb des Salesforce-Ökosystems sein.