Wartungsverträge wiederkehrend abrechnen mit Revenue Cloud

In Revenue Cloud wird ein Wartungsvertrag als Abo im Angebot verkauft. Mit der Aktivierung des Auftrags legt Revenue Cloud ein Asset mit Asset State Periods und Billing Schedules an, und ein Invoice Scheduler macht daraus Rechnungen, zum Beispiel quartalsweise im Voraus. Jede Erweiterung, Verlängerung oder Kündigung läuft über ein neues Angebot und einen neuen Auftrag. Field Service liest davon nichts. Servicevertrag, Wartungsplan und Entitlement liefern die Einsätze, und die müssen Sie selbst aus dem verkauften Vertrag erzeugen. Meine Regel: Das Asset in Revenue Cloud beantwortet, was zu welchem Preis verkauft wurde, der Servicevertrag, welche Maschine welches Servicelevel hat.

Wie wird ein Wartungsvertrag in Revenue Cloud zu wiederkehrendem Umsatz?

Der Wartungsvertrag ist ein Produkt mit einem Abo-Verkaufsmodell. Laut Objektreferenz1 legt ein Product Selling Model fest, wie ein Produkt verkauft wird: einmalig, als unbefristetes Abo oder als Abo mit fester Laufzeit, einschließlich der Laufzeit. Ein Wartungsvertrag über drei Jahre mit jährlicher Verlängerung ist ein Abo mit fester Laufzeit.

Der Vertrieb setzt ihn wie jedes andere Produkt ins Angebot. Wird das Angebot zum Auftrag und der Auftrag aktiviert, laufen laut der Trailhead-Einheit zu Billing Schedules2 zwei Standard-Flows: Order to Asset und Order to Billing Schedule. Danach hat der Kunde ein Asset für den Vertrag, und Billing hat eine Billing Schedule Group mit einem Billing Schedule je Auftragsposition.

Die Namensfrage kommt in jedem Projekt, deshalb einmal: Salesforce verkauft das Produkt als Revenue Cloud, Trailhead nennt es Agentforce Revenue Management, der Developer Guide Revenue Management. Gemeint ist dasselbe Produkt.

Der Invoice Scheduler macht aus Billing Schedules Rechnungen

Drei Datensätze entscheiden, wie eine Auftragsposition abgerechnet wird. Die Trailhead-Einheit zu Billing Policies3 beschreibt sie:

Datensatz	Was er festlegt
Billing Policy	Welches Billing Treatment für ein Auftragsprodukt gilt, nach Rechtseinheit, Standard oder manuell
Billing Treatment	Die Regeln der Abrechnung, einschließlich Ausschluss von der Abrechnung
Billing Treatment Item	Wie der Betrag verteilt wird: im Voraus, nachträglich oder nach Meilensteinen

Für Wartungsverträge ist die Abrechnung im Voraus üblich. Der Ausschluss von der Abrechnung hilft bei Kulanzverträgen oder Garantieverlängerungen, die zum Preis null verkauft werden.

Rechnungen entstehen über Invoice Scheduler. Laut der Trailhead-Einheit zu Rechnungen4 hat ein Scheduler ein Start- und Enddatum, eine Laufhäufigkeit, eine Option zum Buchen und einen Billing Batch, und er nimmt alle Schedules mit dem Status “Ready for Invoicing”. Große Läufe nutzen die Data Processing Engine. Steuern kommen über Tax Policies und Tax Treatments aus einer externen Steuer-Engine. Rechtseinheiten (Legal Entities) trennen Steuern und Buchungsperioden je Gesellschaft, wichtig für Hersteller mit Vertriebsgesellschaften in mehreren Ländern.

Ein Punkt für deutsche Kunden: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 alle, so die IHK Köln5. Eine Wartungsrechnung je Quartal gehört dazu. Was das für Revenue Cloud heißt, steht im Beitrag zur E-Rechnung ab 2027.

Jede Änderung läuft über Angebot und Auftrag

Jede Änderung am Vertrag ist ein Angebot und danach ein Auftrag. Die Trailhead-Einheit zu Änderungen6 zeigt die Felder: die Startmenge, die Änderung als positive oder negative Zahl und die Endmenge. Nach der Aktivierung hält ein neuer Asset State Period die neue Menge, und eine Asset Action dokumentiert die Änderung, etwa mit der Kategorie “Upsells”. Billing legt neue Billing Schedules an, die mit den ursprünglichen verknüpft sind, so bleibt nachvollziehbar, was sich wann geändert hat.

Für Verlängerungen gibt es laut der Einheit zu Verlängerung und Kündigung7 zwei Wege: automatisch mit der hinterlegten Verlängerungslaufzeit oder mit eigenem Start- und Enddatum. Eine Verlängerung erzeugt einen neuen Zeitraum. Eine Kündigung setzt die Menge auf den negativen Gesamtwert, die Endmenge ist also null, und erzeugt keinen neuen Zeitraum. Negative Rechnungspositionen können zu Gutschriftspositionen werden, wenn die Einstellung dafür aktiv ist.

Was braucht Field Service aus dem Vertrag?

Field Service arbeitet mit eigenen Objekten. Wie ich in Wartungsverträge in Field Service abbilden beschreibe, hält der Servicevertrag fest, was verkauft wurde, Vertragspositionen nennen die abgedeckten Assets, der Wartungsplan erzeugt die geplanten Einsätze, und das Entitlement hält die zugesagte Reaktionszeit.

Beide Clouds nutzen das Objekt Asset, aber für verschiedene Dinge. Das Asset in Revenue Cloud ist das verkaufte Abo mit Menge, Preis und Laufzeit. Das Asset in Field Service ist die physische Maschine mit Seriennummer, Standort und Historie. Ich würde beides als getrennte Datensätze führen und nicht versuchen, das Maschinen-Asset zusätzlich das Abo tragen zu lassen. Wie die beiden Sichten auf Assets zusammenkommen, steht in Assets, Nachträge und Verlängerungen.

Eine dokumentierte Standardverbindung zwischen einem Abo in Revenue Cloud und dem Servicevertrag in Field Service habe ich nicht gefunden. Planen Sie sie also als eigene Automatisierung: Bei Aktivierung des Auftrags legt ein Flow den Servicevertrag an oder ändert ihn, nimmt die abgedeckten Maschinen als Vertragspositionen auf und vergibt das Entitlement für das verkaufte Servicelevel. Änderungen und Kündigungen gehen denselben Weg.

Die Seite von Field Service, einschließlich Wartungsplänen nach Kalender oder Betriebsstunden, steht im Kapitel zu Assets und Wartung.

Welcher Datensatz beantwortet, was verkauft wurde?

Ein Datensatz muss für den kaufmännischen Vertrag führend sein, sonst streiten Vertrieb, Service und Finanzen über drei Versionen. Meine Aufteilung:

• Asset in Revenue Cloud: was verkauft wurde, Menge, Preis, Laufzeit, Verlängerung. Änderungen nur über Angebote.
• Servicevertrag in Field Service: welche Maschinen abgedeckt sind und welches Servicelevel gilt. Wird aus dem Asset in Revenue Cloud angelegt und geändert, bei kaufmännischen Änderungen nie von Hand.
• Maschinen-Asset: Seriennummer, Standort, installierte Basis. Gehört dem Service und kommt meist aus dem ERP.

Schreiben Sie das je Objekt fest, wie in einer Object Ownership Matrix. Die Schwachstelle liegt beim dritten Fall: Eine Maschine wird im Vertrag getauscht, der Service ersetzt das Asset in der Vertragsposition, und niemand prüft, ob sich der Preis ändert.

Rechenbeispiel: 800 Maschinen in drei Wartungsstufen

Ein Maschinenbauer hat 800 Maschinen bei 150 Kunden unter Wartungsvertrag, in drei Stufen: jährliche Inspektion, dasselbe mit 24 Stunden Reaktionszeit und eine Premiumstufe mit 8 Stunden. Die Verträge laufen drei Jahre und werden quartalsweise im Voraus abgerechnet.

In Revenue Cloud ist jede Stufe ein Abo-Produkt mit eigenem Preis, die Zahl der Maschinen ist die Menge. Die Aktivierung des Auftrags erzeugt Asset und Billing Schedules; ein Invoice Scheduler läuft zu Quartalsbeginn und bucht 150 Rechnungen. Ein Flow legt den Servicevertrag in Field Service mit den Maschinen als Vertragspositionen und dem Entitlement der Stufe an. Nimmt ein Kunde mitten im Quartal fünf Maschinen dazu, erfasst ein Änderungsangebot sie zum Änderungsdatum, der Auftrag erzeugt neue Billing Schedules, und der Flow ergänzt fünf Vertragspositionen.

Zu den Billing Events: Summieren sich die Verträge auf 2,4 Millionen US-Dollar im Jahr, verbrauchen die Rechnungen 48.000 Events, bei einem Event je 50 US-Dollar Zwischensumme laut Rate Sheet vom Februar 20268. Den Preis je Event veröffentlicht Salesforce nicht.

Den Anteil der Wartung am Umsatz prüfen

Revenue Cloud Billing lohnt sich, wenn Wartungs- und Serviceverträge oft in Salesforce verkauft und geändert werden und einen echten Anteil am Umsatz haben. Fakturiert SAP Maschinen und Ersatzteile und ist Wartung ein kleiner Zusatz, würde ich die Rechnung in SAP lassen und Revenue Cloud für Angebot, Auftrag und Asset nutzen. Die Abwägung steht in Revenue Cloud Billing oder SAP. Nutzungsbasierte Verträge folgen derselben Logik und stehen in Pay-per-Use für Maschinen. Das Kapitel Abrechnung und nutzungsbasierte Preise fasst diese Beiträge zusammen.

Quellen8

1. 1Objektreferenz (öffnet in einem neuen Tab)developer.salesforce.com
2. 2Trailhead-Einheit zu Billing Schedules (öffnet in einem neuen Tab)trailhead.salesforce.com
3. 3Trailhead-Einheit zu Billing Policies (öffnet in einem neuen Tab)trailhead.salesforce.com
4. 4Trailhead-Einheit zu Rechnungen (öffnet in einem neuen Tab)trailhead.salesforce.com
5. 5IHK Köln (öffnet in einem neuen Tab)ihk.de
6. 6Trailhead-Einheit zu Änderungen (öffnet in einem neuen Tab)trailhead.salesforce.com
7. 7Einheit zu Verlängerung und Kündigung (öffnet in einem neuen Tab)trailhead.salesforce.com
8. 8Rate Sheet vom Februar 2026 (öffnet in einem neuen Tab)salesforce.com